LA CUENTA DE EXPLOTACION

1. GENERALIDADES
La cuenta de explotación de un ejercicio es como una novela que explica que es lo que ha estado pasando en el transcurso del mismo desde la fecha de inicio hasta la de su edición.
Para el Gerente es un complemento absolutamente necesario del balance de situación, que le sirve para saber si la Empresa está ganando o perdiendo dinero y por lo tanto si él está o no cumpliendo con su misión.
2. QUE NOS DICE LA CUENTA DE EXPLOTACION
La cuenta de explotación nos dice que es lo que la empresa a ingresado por los diferente conceptos como consecuencia de su actividad empresarial.
También nos dice todo lo que ha gastado para conseguir esos ingresos.
Por diferencia entre los ingresos y los gastos nos dice los beneficios obtenidos o las pérdidas habidas desde el inicio de la cuenta de explotación hasta el momento de su edición.
3. QUE NO NOS DICE LA CUENTA DE EXPLOTACIÓN
No nos dice la situación económica actual de la Empresa. Para ello está el balance de situación.
4. INGRESOS
Es la suma de todos los ingresos, deducidos los gastos, inherentes a las ventas de los productos y servicios que comercializa RESIDENCIA
5. GASTOS
Corresponde a todo lo que RESIDENCIA ha tenido que pagar para conseguir los ingresos.
El gastos mas importantes, que son los de las materias primas y del personal, se desglosan aparte. En un tercer apartado de ponen todos los demás diferenciados por conceptos.
5.1. Aprovisionamiento.
Se corresponde a los gastos de los materiales gastados para conseguir los ingresos. Este gasto de materiales no es el correspondiente a las compras hechas, sino, que es lo que se ha comprado mas lo que se tenía en el almacén menos lo que queda en el almacén.
5.2. Personal.
Es lo gastado, por todos los conceptos, en el personal de plantilla de la Empresa. Este gasto incluye los devengos, la S.S. a cuenta de la Empresa y otros gastos sociales que pueda haber como es la compra de ropa, calzado, aportaciones a planes de pensiones, etc.
5.3. Otros gastos.
Son los llamados “gastos generales”
Dentro ya de los gastos generales se diferencian como mas interesantes los siguientes:
5.3.1. Arrendamientos y cánones.
5.3.2. Reparaciones y conservación.
5.3.3. Transportes.
5.3.4. Suministros (luz, agua, gas, teléfono, etc.)
5.3.5. Material de oficina.
5.3.6. Servicio de profesionales.
5.3.7. Primas de seguros.
5.3.8. Tributos
5.3.9. Etc., etc.
6. BENEFICIO DE EXPLOTACION
Si de la totalidad de los ingresos obtenidos por la actividad normal de RESIDENCIA que es la relacionada con la decoración de la cerámica, restamos los gastos de explotación (aprovisionamientos, personal y otros gastos) nos queda una cantidad que es el beneficio de la explotación. Si no se tuviera que emplear capitales ajenos a la Empresa ese sería el beneficio real que obtendría, pero como RESIDENCIA está trabajando, también, con el dinero que le van dejando los bancos a largo y a corto plazo, debemos tener en cuenta los intereses financieros, que es el negocio de los bancos.
Si este beneficio de explotación resultara negativo la empresa debería pensar seriamente en tomar una resolución drástica puesto que estaría abocada al cierre.
7. GASTOS FINANCIEROS
7.1. Por deudas a corto plazo.
Corresponden a los intereses por descubiertos de las cuentas, negociación de efectos, etc.
7.2. Otros gastos financieros.
Se incluyen los intereses de préstamos y otros gastos que, como parte de su negocio, facturan las entidades crediticias.
8. GASTOS E INGRESOS ATIPICOS
Los ingresos y los gastos no derivados directamente de la actividad empresarial, se consideran atípicos y se ponen aparte (después del beneficio de explotación y de los financieros)
Es un ingreso atípicos el beneficio obtenido por las plusvalías conseguidas por la venta de un terreno, por ejemplo.
Podría ser un gasto atípico el derivado de la limpieza de una inundación accidental de la nave.
9. CASH-FLOW
La diferencia entre la suma de todos los ingresos, típicos y atípicos, y la de todos los gastos, también típicos y atípicos, es el cash-flow del período. Es el beneficio o pérdida habido, antes de aplicar las amortizaciones e impuestos y por lo tanto es lo que se “nota”, porque le aporta liquidez (o que le falta y aprecia dificultades).
10. AMORTIZACIONES
Del beneficio debe guardarse una cantidad destinada a reponer el desgaste de aquellos bienes que le son necesarios para trabajar (inmovilizado) y cuya compra no es un gasto sino una inversión. La amortización no es un desembolso de por sí sino que es un gasto ficticio que Hacienda permite contabilizar, según unas reglas, reduciendo los beneficios. Pocas son las empresas que guardan en una cuenta aparte este dinero para que cumpla su verdadera misión que es la tener un remanente para futuras inversiones.
11. BENEFICIO ANTES DE IMPUESTOS
Si al cash-flow le restamos la reserva para amortizaciones nos queda el beneficio que debe ser declarado a Hacienda para la aplicación de los coeficientes de los impuestos.
Este es el beneficio que debe corresponderse con el que el Gerente se comprometió a dar a los socios conforme al presupuesto aprobado previamente.

BALANCE DE SITUACION

MANUAL DEL BALANCE DE SITUACION
1. GENERALIDADES
Un balance de situación es como una fotografía instantánea de la situación económica de la Empresa.
Es importante recordar que las empresas, por definición, no poseen nada. Todo el dinero que manejan lo han conseguido porque se lo han dejado y por lo tanto deben, mas temprano o mas tarde, devolverlo.
2. PARTES DE UN BALANCE
El balance de situación tiene dos partes el activo y el pasivo.
3. ¿QUE NOS DICE EL PASIVO?
El pasivo nos dice de donde ha sacado la Empresa TODO el dinero que está empleando.
4. ¿QUE NOS DICE EL ACTIVO?
El activo nos dice donde ha metido la Empresa TODO el dinero que le han dejado.
5. ¿QUE NO NOS DICE EL BALANCE DE SITUACION?
El balance de situación no nos dice si la Empresa está ganando o perdiendo dinero. Esto nos lo dice la cuenta de explotación.
6. PARTES DEL PASIVO
El pasivo tiene dos partes: el pasivo fijo y el pasivo circulante.
7. PASIVO FIJO
El pasivo fijo está compuesto por todo aquel dinero que la Empresa a logrado que le dejen pero que NO tiene que devolver en un plazo corto.
Forman el pasivo fijo:
El capital social
Es el dinero que los socios han aportado a la Empresa y que ésta, lógicamente, se lo tiene que devolver, pero cuando se liquide por común acuerdo entre los socios.
Las reservas
Es el dinero que los socios se podían haber retirado, por haber beneficios y que como no lo han hecho se ha quedado en depósito.
Los préstamos bancarios u otros a largo plazo
Es el dinero que la Empresa ha logrado que le dejaran con el compromiso de devolverlo a un plazo largo. Generalmente son créditos hipotecarios pero también pueden ser de los socios o de otras personas.
8. PASIVO CIRCULANTE
El pasivo circulante es la suma de todo aquel dinero que le han dejado a la Empresa una serie de personas o entidades, en efectivo o en forma de servicios o mercaderías y que tiene que devolver a un plazo corto.
Forman el pasivo circulante:
Proveedores
La totalidad del importe de los productos o materias que le han dejado a la Empresa y que esta ha empleado o tiene almacenados y que tiene que pagar.
Acreedores
La totalidad del importe de los servicios que le han hecho a la Empresa y que ésta tiene que pagar.
El propio personal de la Empresa también es acreedor por los trabajos hechos y no cobrados.
Entidades públicas
Es el importe de los tributos e impuestos devengados pero aún no abonados y que la Empresa tendrá que pagar
Otros conceptos
Todos aquellos que le han representado un aporte de dinero a la Empresa y que no tenga que devolver a un plazo largo como, por ejemplo, los adelantos de dinero que, a cuenta de la entrega de las máquinas, han hecho los clientes.
9. PARTES DEL ACTIVO
El activo tiene tres partes: el activo inmovilizado, las existencias y el activo circulante.
10. ACTIVO INMOVILIZADO
Es la cantidad del dinero, de todo el que le han dejado, que la Empresa ha empleado en adquirir cosas que necesita para su actividad, pero que de todas maneras no puede convertir en dinero de una forma fácil porque necesita los bienes para su trabajo y por lo tanto no puede prescindir de ellos.
Forman parte del inmovilizado: los bienes inmuebles, el mobiliario, las máquinas, los vehículos, etc., etc. También, en algunos casos, se considera inmovilizado aquellas cantidades que se han empleado en bienes intangibles, como pueden ser las patentes, los traspasos de locales, las inversiones inherentes al estudio de muevas máquinas, etc.
11. EXISTENCIAS
Es la cantidad de dinero, del total que le han dejado, que la Empresa a dedicado a comprar mercaderías y/o productos, que tiene almacenados para su ulterior empleo o venta, o empleado en productos semi-fabricados o acabados.
Este dinero es mas realizable que el inmovilizado pero de todas maneras no es fácil que la Empresa pueda disponer de él, para devolverlo, de una forma rápida. En caso necesario este realizable se puede incorporar al activo circulante.
12. ACTIVO CIRCULANTE
Es todo el dinero, una parte del que le han dejado, que la Empresa a su vez ha dejado a otras personas o entidades en forma de mercaderías, productos, servicios o bien en efectivo y que por lo tanto se lo tienen que devolver a un plazo corto.
Forman el activo circulante:
Clientes
El total importe del dinero que en forma de mercaderías se les ha entregado y que tienen que devolver a la Empresa.
Deudores
El total importe del dinero que en forma de servicios de ha entregado a terceras personas y que estas tienen que devolver a la Empresa.
Incluiremos aquí aquel dinero que se ha adelantado a las entidades públicas en concepto de impuestos y que éstas tendrán que devolver.
Bancos y caja
Es el dinero que la Empresa se ha reservado en forma de efectivo para hacer frente a las devoluciones inmediatas del dinero que le han dejado.
Para mas seguridad y también comodidad una pequeña parte (caja) lo tiene en sus oficinas y el resto mediante un concierto lo tiene depositado en las entidades bancarias.
13. ANALISIS DEL BALANCE DE SITUACION
El análisis del balance de situación permite al Gerente sacar conclusiones que le servirá de una forma importante en la toma de decisiones. Es lógico que se pueda acudir a profesionales ajenos a la empresa (Asesorías contables y fiscales) para hacer el análisis de los balances, pero la decisión final siempre será del mismo Gerente y por ello es muy conveniente que éste pueda, como mínimo, saber si lo que le dicen es correcto.
14. QUIEN EDITA EL BALANCE DE SITUACIÓN
El balance de situación lo edita cada mes, como una rutina mas de su trabajo, la persona que se encarga de llevar a contabilidad, es decir, Conchi. Para ello debe estar al corriente de la tramitación de todos los documentos contables (facturas de proveedores y a clientes, vales de caja, recibos, etc.). El balance se cierra el último día del mes y se edita en cuanto se hayan pasado los últimos documentos, que acostumbra a ser sobre el día cinco del mes siguiente. Como Contabilidad ignora un valor imprescindible para que el balance sea correcto, que es el valor de las existencias, se debe hacer, coincidiendo con el cierre del balance, el inventario de los materiales almacenados y de los productos en curso de fabricación, valorados a precio de coste o de venta, indistintamente, pero siempre de la misma manera y comunicar su valor a Contabilidad. El inventario lo hacen siempre los responsables de Comercial (productos acabados y de base) y de Producción (Laboratorio, Semielaborados y Línea) a solicitud de Contabilidad.